Wprowadzanie nowych systemów informatycznych w przedsiębiorstwach jest procesem, który wymaga dobrego przygotowania organizacyjnego oraz analizy sposobu działania danej firmy. Prawie każde przedsiębiorstwo posiada własne procedury, strukturę pracy i potrzeby związane z obsługą danych, dlatego rozwiązania informatyczne muszą być dopasowane do konkretnych warunków. W praktyce nie samo uruchomienie systemu jest najistotniejszym etapem, niemniej jednak wcześniejsze określenie celów, zakresu przekształceń oraz sposobu przeprowadzenia całego procesu.

Wdrożenia Comarch obejmują działania powiązane z dostosowaniem określonych narzędzi do założeń użytkowników, a ich przebieg zależy w głównej mierze od wielkości organizacji, liczby używanych modułów oraz stopnia skomplikowania procesów.

Przed rozpoczęciem prac często wykonywana jest szczegółowa analiza obecnego sposobu funkcjonowania firmy. Pozwala ona określić, które obszary wymagają uporządkowania, jakie dane powinno się przenieść a także jakie elementy systemu będą wykorzystywane w codziennej pracy. Z doświadczenia wynika, że pominięcie tego etapu może powodować trudności na dalszych etapach realizacji. Użytkownicy mogą mieć różnorodne oczekiwania wobec nowego rozwiązania, dlatego istotne jest zebranie informacji od osób, które faktycznie będą skorzystać z systemu. Umożliwia to dużo lepiej przygotować konfigurację a także ograniczyć kłopoty wynikające z niedopasowania funkcji do rzeczywistych potrzeb.

Sam proces wdrażania składa się zazwyczaj z kilku etapów, które obejmują przygotowanie środowiska, ustawienia systemu, testy oraz szkolenie użytkowników. W praktyce szczególne znaczenie mają testy przeprowadzane przed pełnym uruchomieniem, ponieważ pozwalają wykryć niedociągnięcia i sprawdzić działanie poszczególnych funkcji. Sporo trudności pojawia się nie z powodu samego oprogramowania, niemniej jednak ze względu na konwersję przyzwyczajeń pracowników i konieczność implementacji codziennych czynności do nowych zasad. Dlatego ważnym elementem jest odpowiednie przekazanie wiedzy osobom korzystającym z systemu oraz zapewnienie im czasu na zapoznanie się ze zmienionym sposobem pracy.

Po zakończeniu kluczowych prac wdrożeniowych system wciąż wymaga testom i dostosowywania do zmieniających się warunków. Przedsiębiorstwa rozwijają się, zmieniają zakres działalności i modyfikują własne procesy, co może wpływać na sposób użycia narzędzi informatycznych. W praktyce na prawdę bardzo często pojawia się potrzeba dodatkowej konfiguracji, rozszerzenia funkcji albo zmiany ustawień wynikającej z nowych zaleceń. Utrzymanie sprawnego działania systemu jest zatem procesem ciągłym, który uzależniony jest od regularnej obserwacji pracy użytkowników a także analizy tego, czy wykorzystywane rozwiązania odpowiadają panującym potrzebom organizacji.

Źródło: oprogramowanie comarch erp optima.