Kiedy firma zaczyna obsługiwać większą liczbę zamówień, dokumentów i operacji, coraz wyraźniej widać znaczenie sposobu, w jaki gromadzone są dane. Informacje dotyczące sprzedaży, magazynu, finansów czy klientów nie powinny być analizowane tylko jako oddzielne zbiory, ponieważ poszczególne procesy na prawdę często zależą od siebie. Z tego powodu przy wyborze narzędzia informatycznego istotne jest określenie, jakie zadania mają być wykonywane w systemie, a które pozostaną poza nim.

Oprogramowanie Comarch może występować w różnych wariantach i być wykorzystywane do obsługi odmiennych obszarów działalności, dlatego samo wskazanie programu nie rozwiązuje kwestii organizacyjnych. W praktyce na prawdę dużo czasu zajmuje zobowiązanie, jak powinien wyglądać wymianę informacji. Np zamówienie może zostać stworzone przez dział dystrybucji, następnie natrafić do magazynu, a później zostać powiązane z dokumentami księgowymi. Jeśli każdy z owych etapów jest obsługiwany według innych zasad, dosłownie sprawnie działające narzędzie może wymagać dodatkowych czynności po stronie użytkowników.

Przy planowaniu zmian warto zwrócić uwagę na dane, które przez lata gromadziły się w używanych wcześniej rozwiązaniach. Nie wszystkie informacje są równie bieżące i nie wszystkie muszą być przenoszone w takim samym zakresie. Szczególnej sugestie wymagają kartoteki produktów i kontrahentów, ponieważ duplikaty albo niejednolite nazewnictwo mogą później utrudniać wyszukiwanie oraz tworzenie zestawień. Problem pojawia się również wówczas, gdy te same dane są zapisywane w kilku miejscach, ale w nieco innej formie. Przed migracją trzeba zatem ustalić, które źródło informacji jest właściwe i według jakich reguł dane zostaną uporządkowane. W przeciwnym razie usterki mogą zostać przeniesione do nowego środowiska. Nie za każdym razem jednakże właściwe jest usuwanie starych rekordów. Część informacji może być potrzebna ze względów księgowych, kontrolnych albo historycznych, dlatego decyzja o ich archiwizacji powinna uwzględniać sposób późniejszego dostępu do tych danych.

Wdrożenia Comarch wymagają również ustalenia, jak użytkownicy będą wykonywali własne codzienne zadania. Zmiana kodu często oznacza edycję kolejności czynności, sposobu zatwierdzania dokumentów lub zakresu odpowiedzialności poszczególnych osób. Na etapie testów warto przeprowadzać nie tylko typowe operacje, lecz też sytuacje, które występują rzadziej. Zwrot towaru, korekta dokumentu, anulowanie zlecenia czy zmiana danych kontrahenta mogą przebiegać przeciwnie niż standardowa sprzedaż. O ile takie przypadki nie zostaną sprawdzone uprzednio, kłopoty mogą pojawić się dopiero podczas normalnej pracy. Warto także obserwować, czy konsumenci rozumieją, skąd pobierane są dane i jakie konsekwencje ma ich zmiana. Nierzadko trudność nie wynika z samej funkcji systemu, lecz z niejasnej procedury. W takim wypadku kolejne modyfikacje programu niekoniecznie są potrzebne. Najpierw należy ustalić, czy problem dotyczy konfiguracji, danych, uprawnień, czy sposobu organizacji pracy.

Znaczenie ma także współpraca systemu z innymi wykorzystywanymi narzędziami. Dane mogą być przekazywane między programem sprzedażowym, magazynowym, księgowym, sklepem internetowym albo rozwiązaniami służącymi do obsługi innych procesów. Właściwie każde takie połączenie kreuje dodatkową zależność. Jeżeli już zmieni się struktura danych w jednym miejscu, może posiadać to wpływ na kolejne etapy przetwarzania. Dlatego podczas analizy warto sprawdzać nie tylko to, czy pojedyncza operacja została utworzona prawidłowo, niemniej jednak również co dzieje się z informacją w przyszłości. W przypadku oprogramowania Comarch szczegółowe znaczenie mogą posiadać ustawienia poszczególnych wycinków, zakresy uprawnień oraz sposób wymiany danych z rozwiązaniami zewnętrznymi. Po uruchomieniu systemu potrzebna jest zatem obserwacja rzeczywistych procesów, ponieważ część współzależności ujawnia się dopiero przy zwykłym użytkowaniu. Wdrożenia Comarch mogą obejmować różny zakres prac, a ich przebieg zależy między innymi od liczby użytkowników, ilości danych, stopnia skomplikowania procesów oraz liczby systemów, z którymi nowe rozwiązanie ma współpracować.

Więcej informacji na stronie: wdrożenia comarch łódź.