Zakres wiedzy niezbędnej na danym stanowisku nie jest stały. Zmieniają się programy komputerowe, procedury, wymagania dotyczące dokumentacji, a w pewnych sytuacjach też sam podział obowiązków w zespole. Z tego względu określenie tematu zajęć warto rozpocząć od obserwacji codziennej pracy, a nie od gotowego katalogu zagadnień.

Szkolenia dla firm mogą obejmować bardzo różne obszary, natomiast ich zakres powinien odpowiadać temu, z czym pracownicy naprawdę spotykają się w trakcie wykonywania swoich zadań. W praktyce pomocne jest zebranie informacji od kilku osób, ponieważ kierownik może zwracać uwagę na inne kłopoty niż pracownik realizujący zadanie wprost. Nierzadko okazuje się, że trudność nie wynika z braku wiedzy, lecz z niejasnego podziału odpowiedzialności lub procedury, która jest stosowana w różny sposób przez poszczególne osoby. W tak zaistniałej okoliczności samo szkolenie nie rozwiązuje źródła kłopotu i trzeba oddzielić kwestie wymagające nauki od tych związanych z organizacją pracy.

Innego podejścia wymagają zajęcia przeznaczone dla osób o różnym doświadczeniu. Nowy pracownik może potrzebować dokładnego wyjaśnienia podstaw, podczas gdy osoba pracująca na danym stanowisku od kilku lat będzie oczekiwała przede wszystkim rozwiązania konkretnych problemów. Połączenie takich grup jest możliwe, ale wymaga rozsądnego dobrania poziomu materiału. Przy zbyt bardzo szybkim tempie część uczestników zaczyna gubić kolejne etapy, a przy zbyt wolnym pojawia się problem niewykorzystanego czasu. Kursy dla firm mogą być zatem projektowane dla całego działu lub dla mniejszych grup o zbliżonych zadaniach. Znaczenie ma też liczba uczestników. Przy sporej grupie nie najłatwiej przeznaczyć odpowiednią ilość czasu na indywidualne pytania i ćwiczenia, jednakże zredukowany skład ułatwia wychwycenie błędów pojawiających się w trakcie wykonywania obowiązków. Nie jest to jednak tylko kwestia komfortu pracy w trakcie zajęć, ponieważ wpływa też na ilość materiału, którą można de facto przepracować w określonym czasie.

W przypadku szkoleń praktycznych warto przedtem ustalić, na czym uczestnicy będą pracować. Jeśli zajęcia dotyczą konkretnego skryptu, różnice między wersjami lub konfiguracją systemu mogą posiadać znaczenie dla przebiegu ćwiczeń. Jednakowo jest z procedurami wewnętrznymi, które mogą wyglądać przeciwnie w współzależności od zakresu zadań. W pewnych sytuacjach przygotowany przedtem materiał jest modyfikowany dopiero po poznaniu warunków pracy uczestników. Takie zmiany nie muszą oznaczać rozszerzania skryptu. Czasem bardziej użyteczne okazuje się usunięcie części zagadnień, które nie mają użycia, i wykorzystanie tego czasu na problemy występujące regularnie. Przydatne jest również zachowanie proporcji między teorią a ćwiczeniami. Sama prezentacja informacji daje możliwość przekazać dużą ilość treści, niemniej jednak nie pokazuje, czy uczestnik potrafi wykorzystać ją w trakcie wykonywania zadania. Z kolei nadmiar ćwiczeń bez wyjaśnienia podstaw może prowadzić do mechanicznego powtarzania czynności bez zrozumienia ich przyczyny.

Na sposób prowadzenia zajęć wpływają także warunki, w jakich pracuje zespół. Osoby wykonujące obowiązki wymagające stałej obsługi klientów, kontaktu telefonicznego albo nadzorowania procesów nie zawsze mogą jednocześnie uczestniczyć w długim spotkaniu. W takich okolicznościach trzeba uwzględnić przerwy, zmiany pracowników albo podział materiału na krótsze części. Konsekwencją jest w pewnych sytuacjach konieczność prowadzenia kilku sesji zamiast jednego szkolenia dla całego zespołu. Po zakończeniu zajęć warto zwrócić uwagę na pytania pojawiające się w trakcie późniejszej pracy. Dopiero wówczas można zauważyć, które elementy zostały zrozumiane bez większych trudności, a które wymagają dodatkowego wyjaśnienia. Informacje te mogą być podstawą do zmiany kolejnych zajęć, przygotowania dodatkowych materiałów albo korekty skryptu, szczególnie gdy podobne problemy powtarzają się u większej liczby pracowników.

Polecam: https://effectgroup.pl/